Archiviazione documenti: custodia e sicurezza per non perderli o essere seppelliti!
L’archiviazione dei documenti, sia che si tratti della gestione domestica che aziendale, è una di quelle attività più noiose e antipatiche che tutti tendono a rimandare o a fare in modo approssimativo.
Accumulare documenti, bollette per le forniture energetiche, fatture e tutto quello che è cartaceo, senza stabilire un ordine e una cronologia, crea grossissimi problemi, soprattutto quando abbiamo bisogno di recuperare un documento e non abbiamo idea di dove trovarlo.
Perdita di tempo, perdita di spazio e maggior stress!
Vediamo allora insieme come poter risolvere questo problema personalmente o a chi rivolgersi per ottenere un servizio efficiente di archiviazione
Come archiviare documenti? Con il massimo ordine!
Ordine è la parola d’ordine!
Archiviare non significa “accumulare”, ma organizzare i vari documenti creando un archivio documenti in modo tale da poter recuperare, sempre e in modo veloce, quel che ci occorre.
Teniamo presente che ogni documento tiene traccia ufficiale della storia di un’azienda e della nostra vita in quanto cittadini, lavoratori e persone fisiche e alcuni documenti vanno conservati per legge per un certo numero di anni.
Come archiviare documenti cartacei di casa o dell’ufficio
Numerosi sono gli strumenti che si possono impiegare per l’archiviazione documenti cartacei, vediamo insieme quali sono i più adatti:
- Buste in plastica: resistenti alle macchie e agli strappi. Sono lo strumento più utilizzato per proteggere un documento e archiviarlo in appositi raccoglitori o faldoni.
- Cartelle in plastica o cartoncino di varie dimensioni: con elastico, con anelli resistenti e flessibili. Le cartelle sono utilizzate per raccogliere singoli documenti di una stessa serie o tipologia.
- Raccoglitori con anelli: con copertina rigida o semirigida, sono personalizzabili e sono dotati di anelli. Variano per i formati e le dimensioni a seconda del contesto di utilizzo (uffici, scuole, casa).
- Faldoni in cartone robusto: particolarmente usati negli uffici e nelle aziende per archiviare grandi quantità di documenti.
- Scatole per archiviazione documenti: di diverse dimensioni e colori che servono a raccogliere faldoni e raccoglitori.
Sistemi di archiviazione numerico o alfabetico
La metodologia di archiviazione ovviamente dipende dalle esigenze specifiche dell’ufficio o della casa, in ogni caso, per non creare confusione, è bene utilizzare etichette e separatori che permettono di ordinare i documenti all’interno di raccoglitori o faldoni.
Riguardo ai documenti di casa ci sono dei tempi di conservazioni specifici:
- Dichiarazione dei redditi: 5 anni.
- Multe: 5 anni.
- Bollette energia, Spese condominiali e Tasse sui rifiuti: 5 anni.
- Ricevute di pagamento e bollo auto: 3 anni.
Archiviazione dei documenti tramite aziende esterne
Un altro valido ed efficiente strumento di archiviazione dei documenti è il ricorso ad aziende esterne che in genere offrono i seguenti servizi:
- Conservazione di tutti gli scatoloni e faldoni presso un deposito esterno dove tutti documenti si mantengono in perfette condizioni.
- Classificazione, archiviazione e conservazione di tutti i documenti presso un deposito esterno.
- Archiviazione dei documenti in forma elettronica e conservazione in un apposito deposito digitale che i clienti possono consultare in qualsiasi momento mediante l’utilizzo di username e password.
