Obiettivo organizzazione ed originalità

• Per partecipare ad una fiera è importante aver definito esattamente qual è il proprio obiettivo; cosa fa la propria azienda? quali tipi di servizi fornisce? produce semilavorati e vende ad altre aziende, oppure solo ai privati? Analizzare bene in profondità, per focalizzare le proprie finalità.
• Forse non abbiamo mai pensato che per non essere “uno fra i tanti” espositori, per esempio, la propria azienda di arredamento potrebbe partecipare ad una fiera del vino creando con i propri prodotti uno stand mozzafiato per una cantina produttrice, facendo presente a tutti che non c’è gusto a bere il miglior vino se non si è nell’ambiente adatto… dipende tutto dall’obiettivo.

Non sforare il budget

• Una volta che si è a conoscenza dei propri obiettivi, va definito il budget da investire, che va rispettato rigorosamente. Non è il contrario, non può essere che una volta presa la decisione di partecipare si sia disposti a spendere qualunque cifra. Perché a fine anno il costo delle fiera sarà nel bilancio. Se non si rispetta il budget è difficile stabilire se si è raggiunto gli obiettivi prefissati.
• A questo punto, con obiettivo e budget ben definiti, si è pronti per scegliere l’evento al quale partecipare. La scelta può essere fatta anche in modo trasversale.
• Va scelto un gruppo di persone, interne od esterne all’azienda, ognuna con i propri ruoli, che porteranno avanti le varie fasi, dalla preparazione al post-fiera (ovviamente il “team fiera” continuerà anche a svolgere le proprie mansioni normali).
• Le persone preposte all’organizazione dell’evento dovranno definire un piano dei tempi, una tabella di marcia (da rispettare strettamente e su cui intervenire subito all’occorrenza), ed a secondo delle dimensioni dell’evento e dell’esperienza in proprio possesso è bene cominciare minimo 6-12 mesi prima e concludere la pianificazione comprendendo il follow up per i 6-12 mesi successivi all’evento: offerte e promozioni, analisi di mercato, etc., tutto ciò che serve per monitorare gli effetti della fiera e correggere i propri errori.

Non sottovalutare i rapporti umani

• Entrare in contatto con l’organizzazione della fiera è molto utile in tantissimi modi. Informarsi bene di tutti i servizi e gli aiuti offerti dagli organizzatori è vitale per risparmiare ed agevolare il proprio stand.
• Sfruttare bene i social media, creando una sorta di diario di bordo, con video, foto, contatti, commenti, feedback.
• Per ultimo la cosa più importante, il segreto del successo: realizzare uno stand originale ed unico, che deve essere bello e risultare ordinato anche in mezzo al caos della fiera, curato nei minimi dettagli: essere in fiera è come trovarsi nella vetrina di un negozio, non c’è spazio per imperfezione e sbavature!

L’allestimento: sconsigliato il fai da te

Paris Intl, ditta di traslochi dalla comprovata esperienza con sede a Roma, da anni si occupa di allestimenti fieristici e di eventi sia pubblici che privati, e dispone di una vasta gamma di automezzi e staff serio e qualificato. Il servizio include il trasporto delle attrezzature e dei prodotti, il montaggio, lo smontaggio e la riconsegna.